Question n°12 : Comment faire d'une conférence ou d'une présentation publique un succès commercial ?
Dans cet article j'apporterai quelques astuces pour vous aider à améliorer le retour sur investissement lié à un évènement commercial et plus particulièrement au sujet des conférences.
Thématiques abordées :
La préparation de l'évènement
La préparation avec les orateurs
Confirmations de l'inscription
Que faire lors de la présentation ?
Le suivi à opérer après l'event
Comme dans tout processus d'apprentissage j'ai, moi-même, commis de nombreuses erreurs lors de l'organisation de conférences. Heureusement en ayant pu en organiser un certain nombre, un peu plus de 400 en 20 ans de carrière et pratiquement autant en tant qu'invité à des présentations externes dont certaines présentées par des orateurs exceptionnels, très bien entrainés et ainsi m'inspirer des succès réalisés par certains confrères. Ce que je souhaite aujourd'hui, en partie, vous partager à travers cet article.
Tout d'abord, comme me le disait un ancien collège, militaire de formation : "Tout est dans la préparation". Une présentation ne s'improvise pas, elle nécessite de collaborer avec de nombreuses personnes et de se fixer des objectifs clairs à chaque phase de l'organisation. Selon mon expérience, quelques ingrédients de base sont nécessaires à son succès à savoir :
1. Préparation :
Choisir un thème d'actualité ou lié à la spécificité technique de votre activité. Certains incorporent également des thèmes de société permettant de drainer une audience que vous n'attireriez pas en d'autres circonstances. Le titre à son importance, évitez des terminologies complexes que seuls les spécialistes du secteur connaissent. Pourquoi ? Car vous devez non seulement penser à vos prochains invités mais également aux personnes indirectement touchées par votre invitation qui seraient susceptibles de venir une prochaine fois. Et puis, mettez-vous à leur place, vous déplaceriez-vous pour une conférence ayant pour thème un titre complètement incompréhensible ou complètement rébarbatif ?
Choisir le(s) orateur(s) : Un bon orateur n'est pas toujours le responsable technique dans votre société, mais la personne qui aura la faculté à transmettre le message que vous souhaitez faire passer. Cet orateur peut par exemple être un partenaire avec lequel vous travaillez déjà, une cliente ou un futur partenaire que vous souhaitez mettre en avant et à qui cette conférence lui sera tout aussi profitable. Il n'est pas rare de faire appel à un professionnel de l'art oratoire pour donner plus d'impact à votre présentation. Cette personne sera alors entourée de speakers répondant plus en détail aux questions soulevées.
Ciblez votre audience : Parfois nous commettons l'erreur de vouloir nous adresser à notre cercle fermé de relations pour leur faire plaisir ou par facilité. Peut-être pourriez-vous penser autrement et ouvrir votre audience à des personnes intéressées par un sujet en lien avec votre activité professionnelle ou liées à vos relations d'affaires.
Choisir l'endroit : Cela peut paraître logique, mais je pose souvent la question du nombre d'invités que vous souhaitez atteindre. Ceci limitera de facto le type de lieu pour les accueillir. Vous avez peur que l'endroit soit trop petit ? Tant mieux si votre invitation engendre tant de succès, vous organiserez une deuxième séance ou un deuxième évent. Quoiqu'il en soit n'oubliez jamais de trouver un endroit le mieux adapté pour accueillir vos clients ou futurs clients. Prévoyez, par exemple, des portes manteaux en hiver. A chaque étape essayez de vous mettre à la place de la personne qui viendra assister à votre présentation et à l'expérience qu'il va en retenir. Homo Sapiens est un animal fait d'émotions. Parfois certaines entreprises font le maximum pour offrir l'information la plus rationnelle et technique qui soit. C'est super, mais ce que les gens retiennent après une présentation c'est surtout le cadre, la fameuse expérience client.
Déterminez un deadline : Cela semble une Lapalissade, le deadline est important tant pour vos équipes, la salle que pour les experts qui viendront s'exprimer.
Briefing de votre équipe : Souvent lors de présentations, les invités ne savent pas qui travaille pour la société. Raison pour laquelle je fais souvent une chose très simple lors de l'organisation de petits events, comme des déjeuners, je présente tous mes collègues aux invités ainsi que leurs compétences techniques. Il est aussi important de savoir qui s'occupe de l'accueil des participants, qui s'occupe du traiteur, de la sono/micro, des compiler les présentations. Il est également important d'exprimer votre attente vis à vis de l'équipe le jour de la présentation : "la société a besoin que vous vous montriez" "essayez d'établir plusieurs contacts "nous aimerions que chacun récolte les coordonnées de 3 nouveaux prospects" etc..
2. La préparation avec le(s ) orateur(s) :
D'expérience il est toujours très important de fixer les objectifs avec le ou les personnes qui viendront parler face à votre audience. Posez-vous notamment la question de savoir si cette personne n'est pas trop ou trop peu technique et si tel est le cas préparer la présentation avec ce(s) personne(s). Mettez-vous à la place de votre auditoire, comment le message sera t'il perçu ? Quel message souhaitez-vous faire passer ? Fixer une deadline et un temps maximum pour la présentation. Ceci vous permettra d'être maître du temps et d'inclure cette intervention à la vôtre ou tout simplement pour avoir un back-up en cas de soucis technique. Ce sont des choses qui se préparent longtemps à l'avance et qui peuvent contribuer fortement au succès voire malheureusement à l'échec de votre event.
3. Confirmation de l'inscription :
De plus en plus d'organisateurs d'events créent un lien vers une plateforme d'inscription en ligne. Ceci permet de respecter les règles RGPD et favorise le bon suivi de votre évènement. Pour ce faire, fixez une date limite d'inscription, communiquez un message de confirmation ainsi qu'un rappel quelques jours avant votre évènement. Ceci vous évitera notamment de jeter de la nourriture et de calibrer l'environnement de la conférence au nombre d'invités tout en distillant une image positive de votre entreprise auprès de vos invités.
4. Que faire lors de la présentation ?
Un très bon conseil, venez suffisamment à temps et invitez vos orateurs une bonne heure avant le début de la présentation. N'hésitez pas à faire une répétition générale et ou de communiquer votre scénario de présentation. Ainsi tout le monde saura à quel moment il va intervenir. Fixez le cadre ! Ceci semble parfois anodin, toutefois en début de présentation il est toujours bon d'expliquer à vos invités le temps des interventions et à quel moment ils peuvent poser des questions. En effet, parfois des questions posées en pleine présentation peuvent rallonger indéfiniment l'intervention de l'orateur. Pourtant, nous le savons tous, notre attention et notre concentration lors d'une présentation ne dépasse jamais les 20-25 minutes. A nouveau, mettez-vous dans la peau de votre auditoire et observez leurs réactions. Celles-ci vous seront souvent utiles lors de prochains évènements.
Il n'est pas inutile de prévoir par exemple une évaluation de votre présentation ou de demander les sujets pouvant intéresser votre assistance. Ceci vous permettra de les relancer, à tout le moins, pour une prochaine présentation.
Petit comité ou grande présentation ?
On me pose régulièrement la question. Dois-je investir dans un grand évènement annuel ou organiser de plus petits events ? Si votre budget est limité, je vous conseille d'organiser régulièrement de petits events, style petit-déjeuner ou after work. Sous ce format vous pourrez créer de meilleurs liens avec vos invités. L'expérience m'a également appris que bien souvent, en organisant régulièrement des présentations en petit comité, une sorte de communauté se créait avec les organisateurs mais également entre les invités. Il n'est pas rare que des affaires se créent entre les invités lors d'events récurrents.
Les évènements regroupant un plus grand nombre d'invités ont un autre objectif. Ils permettent, notamment, d’asseoir l'image de marque de votre entreprise tout en distillant un symbole de confiance et de solidité. Si bien entendu l'entreprise organise au moins annuellement ce type de rassemblement.
5. Le suivi à opérer après l'event :
A nouveau, je vous propose de vous mettre à la place d'un participant à votre conférence. Pour celui-ci il sera toujours agréable de voir que vous avez répondu à son ou ses attentes. Un invité a posé des questions ? Prenez le temps de répondre à celles-ci tout en proposant pourquoi pas un rendez-vous. Dans tous les cas, il est vivement conseillé d'adresser un message de suivi personnalisé tout en proposant ce que l'on appelle un call to action en marketing. C'est l'occasion de proposer un rendez-vous ou l'inviter à un prochain évent. Ces démarches, que j'appelle passive-active m'ont souvent permis de créer des liens avec de nouveaux clients pratiquement sans rien faire seulement en invitant ces personnes régulièrement. Bien entendu à vous de vous adapter en fonction du profil de vos invités et de votre propre personnalité. En effet, certains préfèreront des démarches beaucoup plus proactives pour donner confiance et susciter l'intérêt pour vos produits ou services.
Pour terminer, faites parler de l'évènement ... celui-ci ne s'arrête pas au départ de votre dernier invité. Pour ce faire, plusieurs techniques existent et bien entendu je peux vous apporter mon expertise sur le sujet...tout comme lors d'une conférence il ne faut pas tout dire, seulement donner l'envie d'en savoir plus.
Dès lors, si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet ou améliorer vos pratiques commerciales ? N'hésitez pas à me contacter au 0470 36 96 36 ou par email à sebastien@4investors.eu